À la suite de la triple évaluation et de la réception des lettres d’approbation nécessaires (éthique, scientifique, de convenance), le projet est prêt pour sa mise en œuvre. Le BGPR fait la demande d’autorisation du projet de recherche à la personne formellement mandatée et transmet la lettre d’autorisation de débuter la recherche à l’équipe de recherche.
Accès aux fonds
La procédure pour accéder aux fonds de votre projet de recherche, de même que le moment où ces derniers peuvent être libérés dépendent du lieu où en est fait la gestion.
Accès aux fonds gérés par l’Université Laval
Lorsque les fonds sont gérés à l’Université Laval, la chercheuse ou le chercheur remplit le formulaire Déclaration du chercheur (émis par le VRRCI, aux chercheuses et chercheurs ayant reçu une subvention). La chercheuse ou le chercheur doit fournir au comité d’éthique le ou les numéros SIRUL associés à son nom et correspondant au projet à approuver.
Ce sont les professionnels du BGPR qui libèrent les fonds à l’aide du numéro SIRUL associé au projet. Les fonds peuvent être libérés dès que le projet a reçu l’approbation éthique définitive et l’accès aux fonds est renouvelé de concert avec le projet de recherche.
Accès aux fonds gérés par le CIUSSS de la Capitale-Nationale
À la suite de l’autorisation de mise en œuvre, la chercheuse ou le chercheur peut faire la demande pour la création d’un centre de coûts, selon les modalités suivantes :
- La chercheuse ou le chercheur doit obtenir toutes les autorisations applicables à son projet de recherche avant d'accéder à ses fonds (scientifique, éthique, convenance, mise en œuvre);
- Il doit remplir le formulaire intitulé Formulaire ouverture d’un centre de coûts — recherche. Ce formulaire auprès du personnel administratif du centre de recherche ou dans l’Intranet du centre de recherche, le cas échéant ;
- Toutefois, la chercheuse ou le chercheur peut obtenir les fonds, si le projet ne requiert pas d’attestations obligatoires ou s’il concerne les fonds suivants :
- Fonds d’infrastructure;
- Subventions salariales de chercheuses ou chercheurs;
- Fonds destinés à la tenue de colloques et d’autres activités similaires.
- Lorsque la chercheuse ou le chercheur possède les attestations obligatoires ou des fonds ne nécessitant pas d’attestation, elle ou il peut faire la demande pour la création d’un centre de coûts;
- Chaque fonds de recherche doit avoir un centre de coûts unique. Toutes les dépenses associées au fonds doivent être imputées au centre de coûts;
- Le formulaire dûment complété doit être acheminé avec la lettre d’octroi ou l’entente contractuelle, ainsi que la lettre d’approbation du comité d’éthique de la recherche à la Direction scientifique du centre de recherche concerné. Le formulaire intitulé Formulaire d’ouverture d’un centre de coûts — recherche (annexe 1) doit être rempli et acheminé avec la lettre d’octroi ou l’entente contractuelle ainsi que la lettre d’autorisation du comité d’éthique de la recherche à la Direction scientifique du centre de recherche concerné. Les documents transmis seront validés puis transmis à la Direction des ressources financières (DRF) à drf.recherche.ciussscn@ssss.gouv.qc.ca;
- La création du centre de coûts est ensuite confirmée à la chercheuse ou au chercheur responsable, à la personne déléguée et à la Direction scientifique par courriel dans un délai maximum de 5 jours ouvrables, suivant la réception de tous les documents requis, à moins de circonstances particulières. Les activités de recherche peuvent débuter dès l’attribution du centre de coûts.
Essais cliniques
Les essais cliniques constituent un type de projet particulier et doivent répondre à certaines exigences, en plus de suivre les mêmes étapes d’évaluation que les projets de recherche standard. Si vous êtes en préparation pour déposer un projet d’essai clinique dans l’établissement, veuillez veuillez-vous référer au site de Santé Canada pour connaître les exigences et les formulaires à compléter.
