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Qui peut avoir accès à votre dossier?

Votre dossier de l’usager est confidentiel. Tout le personnel du CIUSSS de la Capitale-Nationale est tenu à cette obligation de confidentialité lorsqu’il consulte votre dossier. Nul autre ne peut y avoir accès sans votre autorisation écrite ou celle de votre représentant légal.

Dès l’âge de 14 ans, une personne a le droit d’accès à son dossier d’usager. Son consentement est aussi nécessaire pour donner accès à une tierce personne.

Exception : Un renseignement contenu au dossier d’un usager peut parfois être communiqué sans son consentement dans certains contextes prévus par différentes lois et règlements en vigueur.

Demande d’accès à votre dossier ou à son contenu

Pour accéder à votre dossier ou recevoir des renseignements qu’il contient, vous devez remplir le formulaire « Autorisation de communiquer des renseignements contenu au dossier ». Ce formulaire (numéro AH-216) peut être téléchargé, en version PDF imprimable ou dynamique, à partir du site Web du ministère de la Santé et des Services sociaux.

Le formulaire doit être signé et acheminé par la poste au service des archives à l’adresse où les services ont été reçus (hôpital, CLSC, centre de réadaptation, centre d’hébergement).

Traitement de la demande

Un délai de deux à trois semaines est nécessaire pour répondre à une demande de renseignements contenus au dossier de l’usager.

Les documents sont transmis par la poste.

Aucun renseignement ne vous sera transmis par téléphone ou par courriel.

Aucun document n’est envoyé par télécopieur ou par courriel à vous ou à votre représentant légal.

Frais reliés à l’obtention de documents contenus à votre dossier

Les frais liés à l’obtention de documents contenus à votre dossier peuvent vous être facturés. Vous serez avisé à l’avance si des frais sont exigibles. Vous devrez payer ces frais avant d’obtenir les documents concernés.

Accès au dossier d’usager d’une personne décédée

Qui peut faire une demande de renseignements ou de documents contenus dans le dossier d’usager d’une personne décédée?

  • Le conjoint légal ou de fait, les parents et les descendants ont le droit de connaître la cause du décès.
  • La personne qui autorise l’autopsie a le droit de recevoir une copie du rapport.
  • Les héritiers, les légataires particuliers, les représentants légaux, les bénéficiaires d’une police d’assurance ont le droit de recevoir certaines informations uniquement dans la mesure où ils démontrent que ces informations leur sont nécessaires pour défendre leurs droits.
  • Les personnes liées par le sang à un usager décédé peuvent connaître les maladies génétiques ou à caractère familial, selon certaines modalités.

Toute personne voulant avoir accès au dossier de l’usager d’une personne décédée doit présenter une preuve de son titre en fournissant les documents suivants : extrait de naissance, contrat de mariage, testament notarié, preuves de recherches testamentaires de la Chambre des notaires et du Barreau du Québec, police d’assurance, etc. De plus, si l’usager n’est pas décédé dans l’installation concernée par votre demande, un certificat de décès sera exigé.

Responsabilité des dossiers de l’usager

Le Service des archives du CIUSSS de la Capitale-Nationale est responsable de conserver les dossiers, mais aussi d’en assurer l’accessibilité conformément aux lois en vigueur.

La Loi sur les services de santé et les services sociaux, la Loi sur la protection de la jeunesse, la Loi sur l’accès à l’information ainsi que le Code civil prévoient des modalités d’accès au dossier de l’usager pour la personne elle-même, son représentant ou pour les tiers autorisés par l’usager.