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Vignette décorative de la section Télésanté

Avant d’aborder les lignes directrices, rappelons que chaque professionnel demeure responsable: 

  • De respecter les lois et règlements régissant sa pratique professionnelle;
  • De se référer aux mêmes standards et normes de pratiques que l’intervention en présentielle;
  • Des actes qu’il pose et à ses obligations déontologiques;
  • De remplir les même devoirs et obligations déontologies qu’en présentiel.

Les lignes directrices suivantes balisent la pratique de la télésanté. 

Validation de l’identité et gestion du dossier de l’usager

Validation de l’identité de l’usager

Afin d’assurer une prestation de soins et de services sécuritaires pour les usagers, il s’avère obligatoire d’effectuer l’identification de tout usager nécessitant des soins et des services au sein du CIUSSS de la Capitale-Nationale, et ce même pour les soins et services offerts par télésanté. La validation de l’identité de l’usager doit respecter la Politique relative à l’identification des usagers PO-08 du CIUSSS de la Capitale-Nationale.

Gestion du dossier de l’usager

Lors de la prestation de soins et de services par télésanté, le professionnel ou l’intervenant qui les dispensent doit avoir accès au dossier de l’usager. 

Le dossier de l’usager doit respecter la Politique relative à la tenue du dossier de l’usager et la protection des renseignements personnels PO-22 du CIUSSS de la Capitale-Nationale.

Les éléments suivants doivent être respectés afin de répondre aux exigences prévues par les lois et normes relatives à la tenue du dossier de l’usager lors de soins et services par télésanté :

  • Toute personne ou tout groupe à qui sont fournis des soins ou services prévus dans le cadre de la mission du CIUSSS de la Capitale-Nationale, incluant les services de télésanté, doit avoir un dossier au nom de l’usager;
  • Les dossiers parallèles sont à proscrire. En cas de situations particulières, tel le télétravail, contactez le service des archives afin de convenir des modalités;
  • Le dossier de l’usager est constitué selon les modalités et conformément aux règles prévues au Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements. Il comprend tout renseignement personnel relatif aux soins et services dispensés à un usager, peu importe la forme sous laquelle on le retrouve (écrite, photographiée, informatisée ou autre);
  • Les plates-formes informatiques utilisées pour la dispensation des soins et des services par télésanté ne sont pas considérées comme un dossier d’usager, mais plutôt comme un moyen de dispenser les soins et services.

Notes professionnelles

Photos

  • Les photos prises lors d’un soin ou d’un service offert par télésanté doivent être déposées au dossier de l’usager;
  • Afin de déposer les photos au dossier de l’usager, celles-ci doivent être incluses dans un formulaire ou une feuille de note professionnelle reconnus par l’établissement. Ce processus permet d’identifier et d’associer au dossier de l’usager la photo, à la note professionnelle et au suivi clinique de l’usager;
  • Des photos peuvent être conservées dans un dossier informatique partagé nommé selon le nom et le numéro de dossier de l’usager, dans la mesure où celle-ci est détruite par l’intervenant dans un délai de 12 mois suivants la prise de photo. Dans cette situation, l’accès au dossier de partage doit être restreint uniquement aux intervenants concernés. 

Conversations écrites sur les plates-formes de télésanté (« chat », courriels, échanges écrits) 

  • Ces échanges ne peuvent pas être imprimés et déposés directement au dossier de l’usager;
  • Ces échanges doivent faire l’objet d’une note professionnelle au dossier de l’usager. 

Enregistrement vidéo durant la rencontre virtuelle et envoi de vidéo par l’usager à un intervenant de la santé et des services sociaux

Enregistrement vidéo durant la rencontre virtuelle

  • L’enregistrement vidéo des rencontres virtuelles effectuées dans un cadre de télésanté est interdit, autant pour les rencontres individuelles que de groupes;
  • Ces échanges ne peuvent être conservés au dossier de l’usager;
  • L’information doit se retrouver dans la note professionnelle au dossier de l’usager.;
  • En cas de situation particulière, contacter l’archiviste de votre secteur afin de prendre entente. 

Envoi de vidéo par l’usager à un intervenant de la santé et des services sociaux

Il est possible que pour certaines professions et dans certaines situations, l’usager envoie une vidéo à l’intervenant pour fin d’évaluation. Par exemple, un parent qui envoie une vidéo de son enfant filmé à son insu dans ses activités quotidiennes. Un projet vitrine est actuellement en cours de développement et des informations suivront à cet effet.

Conseils professionnels entre intervenants ou professionnels (téléassistance) 

Il est de la responsabilité de l’intervenant de l’usager qui reçoit les conseils professionnels d’effectuer la note au dossier des échanges. 

Téléinterprétation d’examens diagnostiques

Le résultat de l’examen doit se retrouver au dossier de l’usager où l’examen a été réalisé. 

Téléconsultation professionnelle intraétablissement 

Le professionnel ou l’intervenant qui effectue une consultation ou qui offre des soins et services à distance par la modalité de télésanté doit faire parvenir sa consultation ou sa note professionnelle au dossier de l’usager où celui-ci reçoit ses soins et services. Cela inclut les téléconsultations professionnelles réalisées en vertu d’une entente 108 de la LSSS interétablissement.

Téléconsultation professionnelle interétablissement

Lorsqu’un usager reçoit des soins et services par télésanté impliquant plus d’un établissement, les principes suivants doivent être appliqués :

  • Les deux établissements (l’établissement dispensateur de service et l’établissement receveur de service) doivent assurer l’ouverture d’un dossier au nom de l’usager qui reçoit des soins ou services. Au CIUSSS de la Capitale-Nationale, le formulaire CN00261 « Consentement à l’utilisation de la télésanté pour recevoir des soins et services » peut être utilisé comme preuve de demande et d’acceptation des services;
  • Les notes pertinentes des professionnels doivent être déposées au dossier de l’usager dans l’établissement dispensateur et l’établissement demandeur;
  • L’établissement dispensateur de soins et services doit envoyer une copie des notes ou de la consultation qui a eu lieu au dossier de l’usager de l’établissement demandeur. 

Désinfection des équipements

Il est nécessaire de suivre la procédure de nettoyage de l’équipement téléphonique et informatique du CIUSSS de la Capitale-Nationale.

Si l’équipement de télésanté est utilisé par plusieurs intervenants et/ou plusieurs usagers, il est important de :

Consentement à l’utilisation de la télésanté pour recevoir des soins et des services

Avant la prestation de soins et de services par la télésanté, le consentement libre et éclairé de l’usager à l’utilisation de cette modalité doit être obtenu et consigné au dossier.

Il est fortement recommandé de rappeler à l’usager ses droits et responsabilités lors de la signature du consentement ou avant le début d’une téléconsultation si la signature du consentement s’est effectuée préalablement. Ce rappel doit inclure le droit de refuser une consultation virtuelle ou de mettre fin à celle-ci à tout moment.

Le consentement éclairé consiste à :

  • Examiner les renseignements sur les soins et services avec l’usager, sa famille ou la personne chargée de prendre des décisions en son nom; 
  • L’informer des possibilités qui s’offrent à lui et à lui laisser le temps de réfléchir et de poser des questions avant de lui demander son consentement; 
  • Respecter ses droits, sa culture et ses valeurs, y compris son droit de refuser de donner son consentement à tout moment; 
  • Inscrire sa décision dans son dossier.

Afin d’assurer la consignation optimale du consentement de l’usager au dossier, chaque intervenant ou professionnel devrait utiliser le formulaire CN00261 « Consentement à l’utilisation de la télésanté pour recevoir des soins et services ». 

Le formulaire de consentement à l’utilisation de la télésanté pour recevoir des soins et des services est également disponible aux endroits suivants : 

  • Dans le dossier médical électronique (DMÉ);
  • Dans le module du Cristal-Net : Gestions des formulaires (GDF);
  • Sur la zone du CIUSSS de la Capitale-Nationale.

Exemple de formulation qui peut être adressée à l’usager pour obtenir le consentement verbal, une fois s’être assuré que l’usager a pris connaissance et compris toutes les informations jointes au courriel d’invitation

En contexte de la pandémie du COVID-19

Sachez que toutes les informations échangées durant notre rencontre virtuelle sont confidentielles. Le service de télésanté a recours à des technologies certifiées et sécurisées, mais comme pour toute communication électronique, il existe certains risques quant à la protection des renseignements personnels, tels que la défectuosité reliée à la technologie, la possibilité de perte d’informations ou de bris de confidentialité. Vous êtes en mesure de limiter ces risques en vous assurant de vous isoler dans un endroit facilitant le maintien de la confidentialité pendant la rencontre. De plus, la rencontre ne sera pas enregistrée et son contenu ne sera pas utilisé à d’autres fins. Avez-vous pris connaissance des documents dont nous vous avons envoyés par courriel? Avez-vous bien compris et êtes en accord?  (Extrait adapté, tiré du site telesante.quebec)

Besoin d'un interprète pour la télésanté

L’utilisation des services d’un interprète en téléconsultation demande de la planification supplémentaire. Avant d’entreprendre toute démarche, veuillez-vous référer au document Banque d’interprètes de la Capitale-Nationale - Interprétation à distance (Guide à l’usage des demandeurs et professionnels)