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Travail à distance

Travail à distance

Orientations relatives au travail à domicile et télétravail dans le cadre de l'urgence sanitaire COVID-19

Voici les balises quant au recours au travail à domicile et au télétravail, et ce, dans le but de préserver le bon fonctionnement et la performance de notre environnement technologique pour les fonctions essentielles à la dispensation de nos soins et services.

Notez que ces orientations relatives au travail à domicile et télétravail s'appliquent dans le contexte de l’urgence sanitaire COVID-19 et ne concernent que le personnel du CIUSSS de la Capitale-Nationale œuvrant principalement dans les installations sous la responsabilité de l’établissement.

Travail à domicile

Le travail à domicile est un arrangement selon lequel une personne est autorisée à travailler hors de son lieu de travail, habituellement à son domicile, et pour lequel les tâches ne requièrent pas de fonctionnalité afin de se connecter au réseau (téléaccès ou VPN), à l’exception du courriel Web.

Les conditions suivantes doivent être respectées en totalité

  • L’arrangement n’a aucun impact direct, indirect ou potentiel sur les soins et services offerts à la population;
  • Il ne doit pas nuire à l’efficacité du service ou aux autres membres du personnel;
  • L’employé doit pouvoir être joint par son gestionnaire et ses collègues;
  • Il n’a pas à utiliser de jeton de téléaccès ou VPN;
  • Il doit y avoir une entente préalable entre l’employé et son gestionnaire.

En cas de besoin, l’organisation pourra ramener au travail toute personne en travail à domicile.

Télétravail

Le télétravail est un arrangement selon lequel une personne est autorisée à travailler hors de son lieu de travail, habituellement à son domicile, et pour lequel les tâches nécessitent des fonctionnalités afin de se connecter au réseau (téléaccès ou VPN).

Afin de pouvoir avoir accès au télétravail, les conditions suivantes doivent être respectées en totalité :

  • Les fonctions de l’employé doivent être compatibles avec le télétravail;
  • La condition médicale de l’employé doit lui permettre de poursuivre son travail;
  • L’employé doit pouvoir être joint par son gestionnaire et ses collègues;
  • Il doit y avoir une entente préalable entre l’employé et son gestionnaire.

Le supérieur immédiat convient avec son employé de l’équipement à utiliser pour effectuer le télétravail en utilisant le « Processus décisionnel télétravail COVID-19 », dont l’objectif est d’assurer la sécurité de notre réseau. Il suit les instructions incluses dans « Instructions de télétravail » pour soumettre la demande de jeton et d’équipement si requis, ainsi que le formulaire sur les « Obligations et engagement concernant le téléaccès » signé par l’employé.

Les employés n'ayant pas les équipements informatiques nécessaires et qui ne correspondent pas aux critères de retrait du milieu de travail doivent fournir leurs propres équipements.

En cas de besoin, l’organisation pourra ramener à son lieu de travail toute personne en télétravail, à l’exception des personnes en isolement ou présentant des conditions médicales particulières.

Ordinateurs portables

Le prêt d’équipement par l’établissement est réservé exclusivement aux personnes faisant partie des services essentiels, comme prévu au « Processus décisionnel télétravail COVID-19 ». Les demandes de prêt d'équipement doivent être acheminées aux représentants de volet qui siègent au comité de sécurité civile COVID-19, pour obtenir l'approbation nécessaire.

À l’heure actuelle, le CIUSSS de la Capitale-Nationale ne dispose pas d’un inventaire suffisant d’ordinateurs portables pour fournir l’ensemble des besoins du personnel qui​ effectue du travail à distance. La distribution est donc réalisée en fonction de certains critères de​ priorisation. Dans ce contexte, différentes options s’offrent aux gestionnaires afin de favoriser une​ utilisation efficiente des ressources :​

  • Favoriser l’utilisation d’ordinateurs personnels par les employés qui effectuent du travail à distance,​ lorsque possible selon le document « Validation de conformité des ordinateurs personnels »;
  • Revoir la répartition des ordinateurs au sein des équipes (exemple : attribuer les ordinateurs portables en priorité aux employés qui n’ont pas accès à un ordinateur personnel);​
  • Ajuster la distribution des tâches (centraliser les tâches qui nécessitent l’utilisation d’un ordinateur vers un bassin restreint d’employés, afin de diminuer le nombre d’ordinateurs requis).​

Transfert d'appel

Veuillez noter que, durant la période de travail à domicile, nous vous demandons de ne pas faire le transfert de vos appels, mais plutôt de modifier votre message d’accueil afin de préciser le numéro de téléphone auquel les gens peuvent vous rejoindre. 

Confidentialité

Lors du travail à domicile, l’employé doit s’assurer de respecter les modalités de confidentialité des renseignements personnels. Se référer au document « Prérequis et consignes sur le travail à distance ».

Questions

Pour toutes questions concernant ces modalités, veuillez vous adresser aux gestionnaires qui pourront, au besoin, se référer au Guichet RH.

Recommandation 

Pour la mise en travail à distance de la totalité d’une équipe de travail, il est recommandé de procéder de façon graduelle en débutant avec 25 % des personnes composant cette équipe.

Documents utiles