CER Réadaptation et intégration sociale

Soumettre un projet de banque de données

Champ d'application

Le comité d'éthique de la recherche  a comme mandat d'évaluer tous les projets de création d'une banque de données de recherche portant sur des sujets humains qui sera conservée dans l'établissement et gérée selon les normes établies dans la « Politique relative à la sécurité des actifs informationnels et de télécommunication et à la protection des données et des renseignements confidentiels ».

Une banque de données de recherche se définit comme un ensemble d'information ou de données (nominalisées, dénominalisées ou anonymisées*) qui, à la fin d'un projet de recherche, sont archivées pour des fins de recherche ultérieure. Les buts, les contenus scientifiques et la finalité pour lesquels la banque est créée, de même que son niveau et ses règles d'accessibilité sont connus et ont fait l'objet d'une approbation par le CÉR en réadaptation et intégration sociale.

* Type de données 

  • Données nominalisées : données auxquelles sont rattachées suffisamment d'informations pour permettre de reconnaître et de retracer le sujet.
  •  Données dénominalisées : données auxquelles est rattaché un code d'identification. Ce code d'identification est un code unique attribué par le chercheur à chacun des sujets participant à un projet et que le chercheur utilise au lieu du nom du sujet.
  •  Données anonymisées : Données sur lesquelles on a détruit à jamais le code d'identification permettant de le rattacher au sujet qui les a fournies.  

Évaluation

Toutes les nouvelles demandes de création de banque de données soumises au CÉR font l'objet d'une évaluation complète par les membres.  Les principaux critères d'analyse sont la probité éthique et la rigueur scientifique.

Dépôt d'une demande de création d'une banque de données

 

Aux fins d'analyse de sa demande, le chercheur responsable doit obligatoirement déposer les documents suivants en dix exemplaires (papier, recto-verso) accompagnés d'une copie numérique au secrétariat du comité d'éthique (local H-1304):

  • La « Lettre de dépôt pour une banque de données »;
  • Le formulaire « Demande de création d'une banque de données - Cadre de gestion » dûment rempli et signé avec les annexes qui y sont rattachées;
  • Le formulaire « Feuillet d'information et formulaire de consentement – banque » 
  • Tout autre document jugé pertinent.

 Il est de la responsabilité du chercheur de réunir l'ensemble de ces documents avant de déposer sa demande au CÉR.

Calendrier des rencontres

Le calendrier des dates de réunions d'examen des propositions est également disponible au secrétariat du CER. Une rencontre est prévue aux six semaines, à l'exception des mois de juillet et d'août où le comité prend relâche.  Les documents doivent être déposés au secrétariat du CÉR (local H-1304) trois semaines avant la date prévue de réunion.

Le chercheur responsable ou le co-chercheur doit être disponible pour répondre aux questions des membres du Comité. Il peut, selon l'horaire établi, se présenter à la réunion ou être présent par l'entremise du téléphone.  Il est fortement recommandé qu'un étudiant à la maîtrise soit accompagné par son directeur de mémoire. De même, un clinicien qui mène un projet de recherche doit également être accompagné de l'un des chercheurs associés à son projet.

Prise de décision

Les décisions sont fondées sur l'examen des documents transmis ainsi que les échanges avec le chercheur.  Le chercheur ne peut assister aux discussions menant à la prise de décision des membres.  Un projet donné est accepté ou refusé en fonction du consensus atteint.  Le chercheur est informé par écrit, dans les jours suivant la rencontre, des recommandations du CÉR.  En cas de rejet de la demande, les motifs de la décision sont expliqués dans la lettre.

Les documents modifiés selon les recommandations du CER doivent être envoyés à la secrétaire qui en vérifie l'exactitude.  Les créations de banques de données de recherche reçoivent l'acceptation du CER lorsque les modifications ont été apportées telles que demandées.

Durant la durée de vie de la banque de données, le responsable de la banque est tenu d'informer les membres du CER de toute modification apportée au cadre de gestion de la banque, au feuillet d'information, au formulaire de consentement ou de toute information nouvelle concernant la banque de données.  Le CER peut revenir sur sa décision d'acceptation de la banque de données si des éléments nouveaux en modifient la validité scientifique ou éthique.